AutoRAI 2015

Euro Events levert al sinds jaar en dag polsbandjes en lanyards aan RAI Amsterdam. Zo worden ze al 10 jaar ingezet bij de Horecava, de horecabeurs van RAI Amsterdam. Toen Sofie Spoorenberg, Operations Coördinator bij RAI Amsterdam, op zoek was naar de juiste polsbandjes voor AutoRAI 2015, werd ze dan ook direct door collega’s naar Euro Events doorverwezen.

AUTORAI ZOEKT POLSBANDJES

Voor de AutoRAI was Sofie op zoek naar polsbandjes voor maar liefst elf dagen waarbij iedere dag twee verschillende bandjes werden ingezet. “We hebben gekozen voor EE-polsbandjes voor de standhouders die voor één of enkele dagen aanwezig waren. Deze bandjes zien er representatief uit, hebben een mooie uitstraling en zijn comfortabel bij het dragen. Standhouders die de gehele periode aanwezig waren kregen echter een badge die aan een lanyard van Euro Events was bevestigd”, zegt Sofie. “Daarnaast hebben we Tyvek polsbandjes ingezet voor de bezoekers die van binnen naar het buitenterrein gingen.”

AutoRAI 2015 vond plaats van 16 tot en met 26 april, een meerdaags evenement met in totaal maar liefst 291.717 bezoekers. Een behoorlijke uitdaging qua toegangscontrole en fraudegevoeligheid. “Om het overzichtelijk te houden, werkten we iedere dag met een andere kleur, zowel voor de EE-polsbandjes als de Tyvek polsbandjes. Op die manier heeft de beveiliging veel meer overzicht omdat ze per dag maar 1 kleur hoeven te controleren en is de kans op fraude of fouten klein. Dit werkt altijd erg goed.” “Op het buitenterrein waren allerlei activiteiten zoals testritten, een slipbaan en het verkeersplein van de toekomst. Om te controleren of iedereen die vanaf het buitenterrein naar binnen ging een bezoeker was, werden de bandjes uitgedeeld. “We hebben eerder wel met stempels gewerkt hiervoor, maar dit was veel fraudegevoeliger. We kiezen daarom voor zekerheid en de bandjes voorzien daarin. Bovendien lopen de exposanten liever niet met een stempel op hun
hand rond. Een bandje staat veel zakelijker en professioneler, zowel voor bezoekers als voor exposanten”, aldus Sofie.

EEN DAG VOOR DE PUBLIEKE OPENING

Eén dag voor de publieke opening is er een vakdag. Deze dag is voor genodigden en zij dragen een badge bevestigd aan een lanyard. “Tijdens de vakdag draait het voor onze klant (de exposanten) onder andere om leads; nieuwe contacten opdoen om in de toekomst zaken mee te doen. Het is voor de exposant erg belangrijk in één oogopslag te zien wie er op zijn stand zijn. De badge die aan de lanyard om de nek van de bezoeker hangt,
geeft direct die info. Om verdere informatie over hun bezoeker op de vakdag makkelijk te kunnen opslaan, kan de badge worden gescand. Hierdoor wordt alle informatie ingelezen. De badge moet dus altijd direct toegankelijk zijn, door de lanyard is dat het geval.”

RAI AMSTERDAM KIEST VOOR EURO EVENTS

Waarom RAI Amsterdam al jaren zaken doet met Euro Events is voor Sofie duidelijk: “Naast het feit dat de prijs-kwaliteitverhouding van de producten goed is, is het vooral fijn dat Euro Events met ons mee denkt. Het blijft bijvoorbeeld altijd lastig om in te schatten hoeveel bezoekers en dus bandjes je nodig hebt. Euro Events bood aan om extra dozen met bandjes te leveren, zonder bedrukking. Op die manier konden we wel extra bandjes uitgeven (in de juiste kleur) indien dat nodig was. Alle ongebruikte bandjes kunnen dan gewoon gratis retour. Er wordt met je meegedacht naar oplossingen, dat is fijn.”