Castlefest

Mark van der Stelt, eigenaar van Vana Events, was ruim tien jaar geleden fervent bezoeker van fantasy- en middeleeuwse evenementen. Hij ging hiervoor ook buiten de Nederlandse grenzen. “Het viel me echter op dat juist de Nederlandse evenementen op dit gebied weinig aandacht hadden voor de belangrijke sfeerbepalende details, dat kan beter”, vond Mark.

 

"AL ONZE EVENEMENTEN ZIJN BELEVENISEVENEMENTEN MET EEN THEMA"

Samen met zijn vrouw en broer heeft hij in 2004 voor het eerst een klein marktje opgezet, met wat podia, alles in middeleeuwse sferen. Dit beviel hen en de bezoekers zo goed, dat hun bedrijf Vana Events is ontstaan. Vana Events heeft inmiddels tien mensen fulltime in dienst en draait acht evenementen per jaar. Het eerste jaar waren er op het kleine marktje 5500 bezoekers, in 2014 had Castlefest (het grootste evenement van Vana Events) ruim 32.000 bezoekers. Mark: “Alle evenementen zijn belevenisevenementen met een thema, alle onderdelen van het evenement zijn aangepast op het thema om een volledige beleving te geven. Denk hierbij aan de complete aankleding, de catering en alle podia.”

"WIJ ZOEKEN LEVERANCIERS WAARBIJ WE GEEN NUMMERTJE ZIJN"

Bij het eerste evenement zijn bij een leverancier munten gekocht en muntautomaten gehuurd. Dit werkte prima, maar de samenwerking was erg commercieel en niet persoonlijk. Mark: “Wij zoeken leveranciers waarbij we geen nummertje zijn. Wij willen goede contacten, partijen die met ons meedenken en met oog voor detail.” Toen er in 2005 naast de munten ook polsbandjes gezocht werden, kwam Euro Events in beeld en zijn er Tyvek polsbandjes afgenomen. “Toen er na 3 jaar dezelfde munten gebruikt te hebben, in het kader van fraudegevoeligheid, behoefte was aan nieuwe munten, zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe leverancier” zegt Mark. “De samenwerking met betrekking tot de polsbandjes van Euro Events beviel goed en toen bleek dat Euro Events ook munten verkocht, was de beslissing snel gemaakt. Inmiddels hebben we eigen munten, in vijf kleuren, die door de jaren heen rouleren. Ieder jaar een andere kleur in verband met fraudemogelijkheden.”

“ONZE BEZOEKERS WAARDEREN DEZE BANDJES HEEL ERG” 

Vanaf de vijfde editie wilde Vana Events iets speciaals doen. Toen is de overstap gemaakt van Tyvek polsbandjes naar textielbandjes, wederom met Euro Events als leverancier. “De textielbandjes gebruiken we voor de grote evenementen, voor weekendbezoekers. We doen dit omdat deze bandjes speciaal zijn. Ze zijn erg duurzaam en een prachtig aandenken. Veel bezoekers dragen de bandjes nog maanden na het evenement, maken er later zelf armbandjes van of bevestigen ze aan hun tas. Onze bezoekers waarderen deze bandjes, het aandenken, heel erg.” Daarnaast gebruikt Vana Events ook nog steeds Tyvek polsbandjes, vooral voor de wat kleinere evenementen. Euro Events was ook de leverancier van een eigen printer met software waarmee Vana Events zelf polsbandjes met een eigen opdruk kan printen. “Dit werkt snel, flexibel en efficiënt op kleine evenementen”, aldus Mark. 

"WIJ HUREN BIJ IEDER EVENEMENT MUNTENKASSA'S"

Enige jaren geleden klopte Vana Events bij Euro Events aan met de vraag of de muntautomaten ook verhuurd konden worden. “Onze klantvraag werd serieus genomen want na onderzoek vanuit Euro Events in de markt, zijn ze hiermee gestart. Sindsdien huren we bij ieder evenement meerdere automatenwagens. De automatenwagen met pin is daarbij een grote vooruitgang”, zegt Mark. Voor Vana Events is het belangrijk dat alles de sfeer uitstraalt die past binnen het thema van het evenement. “Daarom is het ook fijn dat we de automatenwagen kunnen voorzien van een groot spandoek met eigen opdruk, hierdoor past het beter binnen de uitstraling die we zoeken”, zegt Mark. “Het beeldscherm toonde echter het Euro Eventslogo. Toen wij aangaven hier graag ons eigen logo te willen gebruiken, werd dit voor ons mogelijk gemaakt. Dat vind ik zo fijn aan onze samenwerking, Euro Events luistert naar de markt, kijkt voor mij als klant naar mogelijkheden en stelt zich dienstverlenend op. Daar word ik blij van.”